25.03.2017
Digitale Transparenz im Rechnungsumlauf
Nie mehr auf der Jagd nach verschollenen Rechnungen: Volle Transparenz im Rechnungsumlauf garantiert der Geschäftsbereich Dokumentenmanagement der cortility mit dem neuentwickelten Eingangsrechnungsworkflow. Unternehmen und Organisationen profitieren von einer webbasierten Lösung, die diesen wichtigen Prozess anwenderfreundlich, integriert, sicher und transparent steuert. oxaion Business Solution Anwender können den kostensparenden schon jetzt als Vollintegration nutzen, Integrationen in weitere ERP-Systeme stehen in der Entwicklung.
Unternehmen und Organisationen wissen: Es gibt kaum einen wichtigeren betriebswirtschaftlichen Prozess als die Belegerfassung und -weiterverarbeitung. Doch Erfassung, Freigabe, Ablage und Recherche sind je nach Anzahl der eingehenden Rechnungen zeit- und personalintensiv. Kommt es zu Verzögerungen können Skontofristen nicht wahrgenommen werden oder es fallen teure Mahngebühren an, die im schlimmsten Fall die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen.
„Der gesamte Prozess bietet enormes Optimierungspotential und ist geradezu prädestiniert für die Umstellung von manuellen Arbeitsabläufen auf digitale“, weiß Herbert Höninger, Geschäftsbereichsleiter Dokumentenmanagement. „Mit unserem neuentwickelten Eingangsrechnungsworkflow haben wir diesen Ablauf jetzt für Anwender sehr bedienerfreundlich gestaltet, sodass in der Regel ein Klick reicht, um Workflows festzulegen oder die Rechnung zu bearbeiten und an die entsprechenden Freigabestellen weiterzuleiten.“
Volle Sicherheit bei hoher Prozessgeschwindigkeit
So ermöglicht der Eingangsrechnungsworkflow einen vollkommen papierlosen Rechnungsumlauf, bei dem der Weg einer Rechnung zur Prüfung, Freigabe und Buchung ganz genau festgelegt werden kann – vom Scanprozess über die Einbindung des Rechnungseingangsbuchs bis hin zur Unterstützung der Prozessabwicklung und dem Zahlungsverkehr.
Rechnungen per Post oder E-mail werden via Belegerkennung automatisch erfasst und gelangen in einen transparenten Workflow bis zur Archivierung. Auch gelingt die Anbindung verschiedener Belegtypen zur gleichen Verarbeitung im Workflow bspw. Scan-, Digital- und Kassenbelege, ZUGfeRD etc. „Der gesamte Prozess wird auf diese Weise schlanker, transparenter und sicherer, sodass sich die Lösung schnell amortisiert und Unternehmen dauerhaft Kosten sparen“, erklärt Herbert Höninger.
Tiefe Integration in oxaion business solution
Anwender der oxaion business solution können den Eingangsrechnungsworkflow ab sofort als Vollintegration nutzen. D.h. Feedbacks, wie Erfolgs- oder Fehlermeldungen werden direkt aus der ERP-Lösung heraus generiert; ebenso werden alle Life-Cycle-Prozesse der Eingangsrechnung (außer Bezahlung) unmittelbar in oxaion angestoßen. So ist der gesamte Prozess in der Unternehmenssoftware integriert – von der Vorerfassung über die Buchung/Storno bis zur Archivierung. Aufgrund der tiefen Integration ist ein enger Verbund zwischen Bestellungs- und Rechnungs-Workflow (Einkauf/EKS) möglich und die Transparenz über Lieferanteninformationen, wie z.B. Zahlsperren und Mahnverfahren ist immer gegeben.
Passende Workflows und Intuitive Benutzerfreundlichkeit
Den Überblick über die anstehenden Aufgaben erhalten die Verantwortlichen dabei über ein benutzerfreundliches, personalisiertes Launchpad. Von dort kann dann auch genau eingesehen werden, welche Mitarbeiter am Rechnungsbewilligungsprozess beteiligt sind und wo es eventuell zu Verzögerungen kommt. Außerdem verfügt die Frontend-Anzeige über wichtige Sicherheitsfunktionen wie bspw. eine Vollständigkeitskontrolle sowie Redundanz-Erkennung mit Kontrollfunktion bei doppelter Belegführung.
Den passenden Workflow kann der zuständige Administrator im Vorfeld über ein individuell gestaltbares Berechtigungskonzept festlegen. Zusätzliche Sicherheit erhalten die Beteiligten über ein automatisiertes Frühwarnsystem, das Skonto-Fälligkeiten anzeigt. Für mehr wirtschaftliche Effizienz im Eingangsrechnungsprozess besteht darüber hinaus ein automatisiertes Eskalationsmanagement für ein mehrstufiges Mahnwesen.
Nahtlose Integration via Webservice möglich
Die DMS-Lösung für das Eingangsrechnungsmanagement kann aufgrund ihrer Webfähigkeit mit jedem ERP-System genutzt werden bspw. ist eine Anbindung an SAP geplant. Auch ist die Archivierung über standardisierte Schnittstellen zu gängigen DMS-Herstellern möglich. Dank des angewendeten Responsive Webdesigns werden zudem sämtliche Inhalte einheitlich auf unterschiedlichen Endgeräten angezeigt. Rechnungsfreigaben sind somit komfortabel auch von unterwegs via Tablet oder Smartphone möglich. „Wir haben unsere Lösung so flexibel gestaltet, dass diese auf Computer, Tablet und Smartphone einen gleichbleibend hohen Bedienkomfort erzeugt“, führt Herbert Höninger aus. „Unabhängig von Bildschirmgröße und Auflösung erhalten die Verantwortlichen die Rechnungsinhalte zügig und in idealer Optik.“